برون سپاری چیز جدیدی نیست و همه ما هر روز آن را انجام می دهیم. در واقع لیستی از چیزهایی که نیاز داریم و می خواهیم اما نمی توانیم خودمان انجام بدهیم، تقریبا بی پایان است. ایده برون سپاری کسب و کار، قبل از بحران اقتصادی کنونی رشد پیدا کرده است، و امروزه دهها هزار شرکت تجاری بزرگ و کوچک به طور معمول نیازهای خود را به پیمانکاران و فریلنسرها برون سپاری می کنند.

برون سپاری زمانی که به درستی انجام شود، می تواند سریعترین راه برای رشد و بهبود بهره وری در کسب و کار شما باشد. متاسفانه صاحبان بسیاری از کسب و کارها پیمانکارانی را استخدام می کنند که تجربه و تخصصی کافی ندارند. نتیجه این عمل سرخوردگی و از دست دادن زمان و احتمالا پول می باشد.

در اینجا یک داستان ساده برایتان تعریف می کنم که نمونه ای از یک تجربه خوب برون سپاری را نشان می دهد.

در یک شب طوفانی یک درخت ۳۰ ساله از جا کنده شد و جلوی حیاط آپارتمان من افتاد. تا به حال با چنین چیزی مواجه نشده بودم. هیچ مهارت و یا ابزار خاصی برای از سر راه برداشتن درخت نداشتم. به این فکر افتادم که از یکی از همسایگانم کمک بخواهم. او برادرش را به من معرفی کرد. اندکی بعد برادر همسایه با اره برقی و کامیون وارد حیاط شد، نگاهی به درخت انداخت و برای این کار ۲۰،۰۰۰ تومان درخواست کرد. بعد از موافقت من، شروع به کار کرد و در پایان بعدازظهر محوطه جلوی آپارتمان من کاملا تمیز شد و همسایه من ۲۰،۰۰۰ تومان ثروتمندتر شد.

در اینجا شما با من (خریدار یا کارفرما) روبرو هستید که پروژه ای دارم که خودم نمی توانم آن را انجام دهم. من از همسایه (سایت کاریابی یا فریلنسینگ) کمک خواستم و آنچه را که می خواستم انجام شود (یک پروژه) را برایش توضیح دادم. او برادرش (پیمانکار) را به من معرفی کرد تا پروژه من را بررسی کند و پیشنهاد خود را برای انجام کار ارائه کند. وقتی که کار انجام شد، نتایج را ارزیابی کردم (ارزیابی پروژه) و مبلغی را که توافق کرده بودم، به وی پرداخت کردم.

این کار خیلی ساده است. پس چرا بسیاری از شرکت ها با مشکل برون سپاری روبرو هستند؟ در اینجا فهرستی از اشتباهات رایج در برون سپاری و نحوه اجتناب از آنها را با هم بررسی می کنیم :

۱ – دقیقا بدانید که چه می خواهید

احتمالا بزرگترین اشتباه شرکت ها، ارسال ناقص یا مبهم پروژه می باشد. ارسال پروژه ای مانند : ” نیاز به یک کارشناس ماهر بازاریابی برای به روز رسانی محتوای سایت” به هیچ وجه اطلاعات درستی ارائه نمی دهد. چه سایتی؟ کدام صفحات؟ به روز رسانی محتوای سایت یعنی چه؟

هر چه جزئیات بیشتری ارائه دهید، پیشنهادات واقعی تر با قیمت و زمان بهتری دریافت خواهید کرد. آیا از یک شرح شغل ناقص، پیشنهادات خوبی دریافت می کنید؟ ممکن است جواب مثبت باشد، اما از سوی پیمانکارانی که هیچ سرنخی راجع به آنچه از آنها می خواهید، ندارند.

۲ – ارزیابی پیشنهادات و پیشنهادکنندگان

قیمت همیشه مهم است، اما آن را نخستین روش در ارزیابی خود قرار ندهید. در هنگام بررسی یک پیشنهاد، از خودتان بپرسید آیا پیمانکار نیازهای خاص شما را برآورده می کند، و چگونه این کار را انجام خواهد داد. یک پیشنهادکننده حرفه ای به شما می گوید که چگونه به اهداف خود خواهید رسید، منابع و نمونه هایی از کار خود را به شما نشان می دهد تا اثبات کند که می تواند این کار را در زمان مقرر انجام دهد.

همیشه منابع و نمونه کارهای پیمانکاران را چک کنید و اگر از یک سایت کاریابی (سایت فریلنسینگ) استفاده می کنید، بررسی کنید که کارفرمایان دیگر در مورد این پیمانکار چه نظراتی داشته اند. به دنبال شغل های مشابه کار خود باشید و بازخورد آنها را ارزیابی کنید.

۳ – شرایط و ضوابط

هیچگاه یک پروژه را بدون شرایط و ضوابط آن که محدوده پروژه، زمان بندی، وظایف کارفرما و پیمانکار و روش پرداخت را مشخص می کند، قبول نکنید. به عنوان مثال در ویرایش یک پروژه محتوای وب، پیمانکار چه تعداد ویرایش را بدون هیچ هزینه ای انجام بدهد؟ متن قرارداد را قبل از شروع برای هر دو طرف مشخص کنید.

۴ – نظارت بر پیشرفت

پروژه خود را به چند قسمت تقسیم کنید و پس از اتمام هر قسمت، هزیه آن را پرداخت کنید. از پیمانکار بخواهید تا پروژه را در چند “بخش” به شما تحویل دهند. با این کار مطمئن می شوید که پیمانکار واقعا بر روی پروژه شما کار می کند و شما نیز به راحتی می توانید بر پروژه نظارت داشته باشید. پرداخت بخشی از قیمت کل، به پیمانکار انگیزه می دهد و باعث می شود که کار را به موقع به شما تحویل دهد.

۵ – پرداخت به موقع

اولین پروژه برون سپاری، نمی تواند آخرین آن باشد. شما باید برای کسب شهرت، خود را به عنوان یک کارفرمای حرفه ای نشان دهید. پرداخت به موقع نیمی از بازی است. نیم دیگر، مذاکره با پیمانکار و بیان انتظارات واضح و روشن از آنچه می خواهید، می باشد. اگر کار رضایت شما را جلب کرد، هیچ دلیلی برای به تاخیر انداختن پرداخت وجود ندارد.

مهم نیست که چه کاری انجام می دهید، برون سپاری می تواند به سرعت باعث رشد کسب و کار شما شود و وقت شما را برای آنچه در آن تخصص کافی دارید، آزاد بگذارد. با این حال اگر پروژه های خود را بطور موثر مدیریت نکنید، این سرعت رشد می تواند کاهش پیدا کند. به نکات ذکر شده در بالا توجه کنید و به فکر توسعه کارکنان مجازی خود باشید.