کارآفرینان قدرت خلاقیت زیادی دارند اما همواره در حل مبارزه با مدیریت زمان هستند. خلاقیت ذاتی است و نمی‌توان آن را آموزش داد اما مدیریت زمان اینگونه نیست. کارآفرینان با اندکی سازماندهی و تمرکز، می‌توانند به حفظ سبک زندگی و کسب‌وکار سالم کمک کنند.

برنامه‌های زمانی، چارچوب‌های ویژه‌ای هستند که افراد در آن به انجام فعالیت‌هایشان می‌پردازند: قرارملاقات، ورزش، دیدارهای خانوادگی… این برنامه‌ها به کار و فعالیت‌هایی که در زندگی فرد اتفاق می‌افتد بستگی دارند. سازماندهی فعالیت‌ها بر حسب این برنامه‌ها این اطمینان را به شما می‌دهد که زمانی کافی را به مسئولیت‌هایتان اختصاص داده‌اید.

در ادامه فهرستی از برنامه‌های زمانی به ترتیب اولویت آمده است:

۱- استراحت
در راس تمام برنامه‌ها، خواب و استراحت قرار دارد که در همه‌ی جنبه‌های زندگی ضروری است. این برنامه اولویت بالایی دارد چرا که بدون آن، بهره‌وری در دیگر حوزه‌ها امکان‌پذیر نخواهد بود.
دانشمندان به منظور داشتن زندگی سالم‌تر، روزانه بین ۸ تا ۱۰ ساعت خواب را توصیه می‌کنند. خواب نیمروزی را نیز فراموش نکنید. مطالعات نشان می‌دهند که خواب نیمروز یا همان چرت‌زدن، خستگی را کاهش داده و هوشیاری را زیاد می‌کند.
زمانیکه بچه‌ها خواب کافی ندارند واضح است که چقدر خسته و کسلند. شما چطور؟ آیا هر روز یا در طول هفته از خواب و استراحت کافی برخوردارید؟

۲- مراقبت از خود و بازسازی
این مورد، فراموش‌شده‌ترین برنامه‌ی زمانی است. چه به فکر کردن اختصاص داده شود، چه به نشستن در وان، شنا، پیاده‌روی، و یا گوش دادن به موسیقی. معمولا این بخش نادیده گرفته می‌شود. این فعالیت‌ها برای انگیزه، تمرکز و آرامش هر فردی ضروری است.
هر هفته چه میزان از زمان خود را صرف مراقبت از خود می‌کنید؟

۳- مرخصی و تعطیلات
شاید به نظر غیرمنطقی باشد اما مرخصی و تعطیلات سومین برنامه مهم برای صاحبان کسب‌وکار بوده و عاملی فوق العاده در سازمان است. وقتیکه به مرخصی می‌روید، باید کسب‌وکارتان را بخوبی سازماندهی کنید تا زمانیکه حضور ندارید هم بدرستی اجرا شود.
من سالی ۴ تا ۶ هفته مرخصی را توصیه می‌کنم. شما چقدر به تعطیلاتتان بها می‌دهید؟ اگر پاسختان “هیچ” یا “خیلی کم” است، پس تقویم‌تان را بردارید و یک هفته را تعیین کرده تا به دور از کار بگذرانید.
تمرکز سه اولویت مذکور، بر خودِ شماست. بنابراین باید خودتان را در الویت قرار دهید زیرا اگر پریشان، نگران و یا خسته باشید، ارزشتان را بین همکاران و خانواده‌تان از دست خواهید داد.

۴- خانواده، دوستان و روابط اجتماعی
اگر شما هم مثل دیگر مشتریان من باشید، از اینکه خانواده و دوستان را بر کار ارجح می‌دانم متعجب می‌شوید. حقیقت این است که بیشتر صاحبان کسب‌وکار می ‌خواهند این مورد را به هر زمانیکه پیش آمد واگذار کنند. این مشکل بزرگی است که به بیشتر انسان‌ها سرایت کرده است.
اغلب سعی می‌کنم به افرادی که همسر، فرزندان و یا دوستانشان از آنها گله و شکایت دارند کمک کنم. گاهی باید نگاهی به خود و اهدافتان بیندازید و بیاندیشید که چرا تا این حد سرگرم کار شده‌اید! خوشبختانه دلیلش این است که می‌خواهید از یک زندگی شاد کنار کسانیکه دوستشان دارید لذت ببرید. درغیراینصورت از شما می‌خواهم اولویت‌هایتان را دوباره بررسی و ارزیابی کنید. ما بدون این افراد هیچ نیستیم.
شما چقدر زمان برای خانواده، دوستان و زندگی اجتماعی‌تان کنار گذاشته اید؟

۵- استراتژی
استراتژی برای هر کسب‌و‌کاری که نیاز به رشد دارد و باید با محیطِ در حال تغییر بازار سازگار باشد، ضروری است. کار کردن با وجود یک استراتژی معقول، از همه مهمتر است اما باور کنید یا نه، این برنامه در بیشتر موارد نادیده گرفته می‌شود.
بررسی جامع و منظم کسب‌وکار بهترین راه برای ممانعت از اتلاف هزینه و زمان و دور شدن از هدف اصلی است. بیشتر مردم نمی‌دانند عادت به تنظیم استراتژی آنقدرها هم زمان نمی‌برد.
پیشنهاد من به شما این است که برای موفقیت در اجرای استراتژی خود، زمان‌بندی داشته باشید و یک یا دو ساعت در هفته را به آن اختصاص دهید. اگر هر هفته زمان کمی را به تنظیم استراتژی اختصاص دهید، از پیشرفت کارتان لذت خواهید برد. یک استراتژی ساده شامل سوالاتی است همچون چه کاری در حال اجراست و چه کاری نیست؟ چه کاری برای این فعالیت‌ها باید انجام داد؟ نیازهای سازمان کدامند؟ و …

۶- توسعه‌ی کسب‌وکار
داستان مردی را که سقف خانه‌اش چکه می‌کرد شنیده‌اید؟ وقتی کسی دلیل تعمیر نکردن سقفش را می‌پرسید جواب می‌داد: “وقتی باران می‌آید که نمی‌توانم، وقتی که باران نمی‌بارد هم که چکه نمی‌کند.”
این چرخه‌ی بسیاری از مدیران در شروع یک کسب‌وکار جدید است. بجای اینکه برای توسعه‌ی مداوم کسب‌وکارشان زمان بگذارند، بعد از ابراز نارضایتی مشتری به آن پی می‌برند. این موضوع منجر به ایجاد شکاف در جریان هزینه شده و تنها پریشانی‌شان را زیاد می‌کند.
زمانبندی روزانه و یا هفتگی برای برقراری ارتباط با مشتریان بالقوه و توسعه‌ی استراتژی‌های بازاریابی که شما را به سمت کسب‌وکارهای جدید سوق می‌دهد بسیار حیاتی است. توسعه‌ی کسب‌وکار، بر امنیت آینده و طول عمر کسب‌وکار تمرکز دارد. اولویت این برنامه از فعالیت مشتری‌های واقعی بیشتر است چرا که برای یک کسب‌وکار حکم محرک را دارد.
بهتر است صاحبان کسب‌وکار هفته‌ای دو تا پنج ساعت را به این فاکتور اختصاص دهند. شما این کار را می‌کنید؟

۷- مدیریت کسب‌وکار
بیشتر مواقع، زمانیکه به مشکل برمی‌خوریم تازه متوجه آن می‌شویم. شاید بخاطر مشکلات مادی و یا وجود نقص در منابع انسانی است.
وقتی زمان کافی به این بازه اختصاص دهید، آرامش ذهنی خود را فراهم کرده‌اید. اجتناب از انجام وظایف و مسئولیت‌ها منجر به بروز بحران شده و زمان زیادی می‌برد. با تخصیص زمان کافی به مدیریت مناسب کسب‌وکار خود، از چنین شرایطی دوری کنید.
برای کسب‌وکارهای کوچک بین ۲ تا ۱۰ نفر، سه تا شش ساعت کافی است. آیا زمانی که شما به این کار اختصاص می‌دهید به این زمانبندی نزدیک است؟

۸- خدمات مشتری
این برنامه بیشترین زمان‌تان را صرف خود می‌کند. خدمات به مشتری بدنه‌ی اصلی کسب‌وکارتان است اما نباید اجازه دهید دیگر برنامه‌ها را تحت‌الشعاع قرار دهد. در اکثر موارد، ما بیشتر زمان‌ خود را به این گزینه اختصاص می‌دهیم که ممکن است تجارتمان را با مشکل مواجه سازد.
برای مثال، اگر بیشتر وقتتان را صرف خدمت به مشتری کنید از توسعه‌ی کسب‌وکارتان غافل خواهید شد و این یعنی یا باید این دو برنامه را به گونه‌ای به تعادل برسانید و یا برای اطمینان از پایداری تجارتتان هزینه‌ها را زیاد کنید. البته راضی نگه داشتن مشتری بسیار حائز اهمیت است چرا که بدون آنها کسب‌وکارتان بی‌معنی است.
بیشتر کارآفرینان ۲۵ تا ۳۵ ساعت در هفته وقت صرف می‌کنند، شما برای این برنامه چقدر وقت صرف می کنید؟

غفلت از این برنامه‌ها منجر به اختلال عملکرد و استرس می‌شود و تهدیدی برای کسب‌وکار شماست. برای سازماندهی دقیق هر یک از برنامه‌ها وقت بگذارید. حتی اگر شکست خوردید اهمیت ندهید، مجددا ارزیابی کنید تا بسوی کسب و کار موفق و زندگی شاد گام بردارید.

برگرفته از: www.entrepreneur.com