بعد از توسعه‌ی اکسل به ورژن ۲۰۱۰ توسط مایکروسافت، این برنامه همه را غافلگیر کرد. برای کنار آمدن با میلیون‌ها داده‌ی بزرگ، نمی‌توان نقش مهم اکسل را نادیده گرفت. چه برای افراد تازه‌کار و چه حرفه‌ای، ترفندها و نکاتی وجود دارد که نادیده گرفته شده‌اند. در ادامه ۱۰ ترفند مفید در اکسل را برایتان بازگو می‌کنیم. البته توجه کنید که تمام این کارکردها بر مبنای مایکروسافت اکسل ۲۰۱۰ است.

۱- یکبار کلیک برای انتخاب همه
ممکن است بدانید که با گرفتن Ctrl+A تمامی داده‌ها انتخاب می‌شود، اما کمتر کسی می‌داند که با زدن دکمه‌ی گوشه صفحه، همانطور که در شکل زیر دیده می‌شود، تمام داده‌ها در یک لحظه انتخاب می‌شوند.

۲- باز کردن فایل‌های اکسل بصورت چندتایی
بجای باز کردن تک به تک فایل‌های اکسل، یک روش مفید برای باز کردن تمام آنها با یک کلیک وجود دارد. فایل‌هایی را که می‌خواهید باز کنید انتخاب کرده و کلید Enter را در کیبورد فشار دهید، همه‌ی فایل‌ها بطور همزمان باز خواهند شد.

۳- جابجا شدن بین فایل‌های مختلف
وقتی چند صفحه مختلف باز است، شیفت بین آنها کاری دشوار است چرا که انتخاب و تغییر در صفحه‌ی اشتباه کل پروژه را بهم می‌ریزد. استفاده از Ctrl+Tab به شما این امکان را می‌دهد تا به راحتی بین صفحات مختلف اکسل جابجا شوید. این عملکرد در فایل‌های دیگر مثل تب‌های مختلف در فایرفاکس ویندوز ۷ قابل اجراست.

۴- ایجاد منوی میانبر جدید
بطور کلی در منوی بالای صفحه سه میانبر وجود دارد که کلیدهای save، undo و redo است. اگر بخواهید میانبرهای دیگری مثل copy و cut داشته باشید می‌توانید از مسیر زیر آنها را اضافه کنید:
File ->Options ->Quick Access Toolbar
سپس Cut و Copy را از ستون سمت چپ به ستون سمت راست اضافه کرده و ذخیره کنید. خواهید دید که این دو میانبر در منو اضافه شده‌اند.

۵- محدود کردن ورودی با عملکرد Data Validation
به منظور حفظ اعتبار داده‌ها گاهی باید به مقادیر ورودی‌ محدودیت داد. برای مثال فرض کنید که سن در صفحه باید یک عدد صحیح بوده و تمام افراد شرکت کننده در تحقیق باید بین ۱۸ تا ۶۰ سال داشته باشند. برای اطمینان از اینکه داده‌های خارج از این رنج مورد قبول واقع نمی‌شوند بروید به:
Data -> Data Validation-> Setting
در قسمت اول (Allow)، گزینه Whole Number را انتخاب و سپس شرط سنی را وارد می‌کنیم. سپس گزینه‌ی Input Message را انتخاب کنید و پیغامی شبیه به اینکه “لطفا سن خود را با محدودیت بین ۱۸ تا ۶۰ سال وارد نمایید” را وارد کنید. اگر اطلاعات واردشده‌ی کاربران واجد این شرایط نباشد، این پیغام را دریافت خواهند کرد.

۶- انتقال داده از ردیف به ستون و بالعکس
چنانچه می‌خواهید داده‌ها را از ردیف به ستون و بالعکس منتقل کنید اولین و سخت‌ترین کاری که به ذهنتان می‌رسد نوشتن دوباره‌ی آنهاست. اما اگر از این روش پیشنهادی استفاده کنید، نوشتن دوباره‌ی داده‌ها آخرین راهکار است. این روش سریع بدین صورت است: قسمتی را که می‌خواهید انتقال دهید کپی کنید و ماوس را به یک خانه‌ی خالی حرکت دهید. بروید به:
Home ->Paste->Transpose
به یاد داشته باشید که این گزینه تا زمانیکه داده‌ها را کپی نکنید، فعال نخواهد شد.

۷- وارد کردن مقادیری که با صفر شروع می‌شود
اکسل صفر اول داده‌ها را بطور خودکار پاک می‌کند. با گذاشتن علامت نقل‌قول تکی قبل از صفر اول، همانطور که در شکل زیر نشان داده می‌شود، این مشکل را حل کنید.

۸- سرعت بخشیدن به ورود داده‌های پیچیده با AutoCorrect
اگر باید مقادیر تکراری وارد نمایید و وارد کردن آنها کار دشواری است، بهترین روش استفاده از AutoCorrect است که داده‌ها را با اطلاعات درست جایگزین می‌کند. برای مثال اسم Liza Brown را می‌خواهیم با LZ جایگزین کنیم. بنابراین، هرگاه می‌نویسیم LZ بصورت خودکار به Liza Brown تغییر خواهد کرد. پس بروید به:
File-> Options-> Proofing-> AutoCorrect Options
و متن جایگزین و متن درست را، مثل نمونه‌ی زیر، در کادر وارد نمایید.

۹- یک کلیک برای دریافت اطلاعات بیشتر
بیشتر کاربران می‌دانند که چطور وضعیت داده‌ها را در پایین صفحه‌ی اکسل چک کنند، مثلا میانگین یا جمع کل. اما آیا می‌دانستید که می‌توان با راست کلیک کردن روی تب پایین صفحه اطلاعات بیشتری از وضعیت بدست آورد؟!

۱۰- نامگذاری مجدد صفحه با دوبار کلیک کردن
روش‌های زیادی برای نامگذاری مجدد صفحات (sheet) وجود دارد، و بیشتر کاربران از راست کلیک استفاده می‌کنند که البته زمان زیادی می‌برد. بهترین راه دوبار کلیک کردن و سپس نامگذاری آن است.

برگرفته از: www.lifehack.org