برون سپاری در واقع سپردن برخی مسئولیت ها به یک شرکت یا یک شخص ثالث، و بستن قرارداد با آنهاست تا برخی کارها را انجام دهند. به بیانی دیگر برون سپاری در مفهوم اولیه خود بدین معناست که بخشی از فعالیتهای یک شرکت به بیرون سپرده شود و در حقیقت خود شرکت از فرایند خارج شود و کارها توسط شخص ثالث انجام شود. به عنوان مالک یک شرکت کوچک، شما احتمالا به فکر برون سپاری قسمتی از کسب و کار خود افتاده اید. مزایای برون سپاری به نظر آشکار می رسد و کارشناسان آن را در تمامی صنایع، از فناوری اطلاعات و حسابداری گرفته تا بازاریابی و منابع انسانی، به عنوان پاسخی به کاهش هزینه ها در کسب و کار پیشنهاد می کنند؛ به نظر می رسد این امکان وجود دارد که شما می توانید کل شرکت را بدون استخدام حتی یک کارمند اداره کنید.

به نظر شما چه دلایل دیگری وجود دارد که شرکت ها این مسیر را انتخاب می کنند؟

در این مقاله ما دلایل، خطرات و مزایای برون سپاری را مورد بحث قرار می دهیم و چند راهنمایی را برای کمک به شما در داشتن روابط موفق با ارائه دهندگان خدمات ذکر می کنیم.

دلایل

دلایل بسیاری وجود دارد که شرکت ها اقدام به برون سپاری می کنند. در اینجا برخی از دلایل را با هم مرور می کنیم:

۱ – کاهش و کنترل هزینه ها

هنگامی که شما برون سپاری می کنید، هزینه های مرتبط با استخدام یک کارمند حذف می شود، مانند نظارت مدیریتی، آموزش، بیمه درمانی، مالیات، بازنشستگی و غیره.

۲ – بهبود تمرکز شرکت بر صلاحیتهای اصلی

این نه عملی است و نه امکان پذیر که همه کارها توسط یک شرکت انجام شود و در همه زمینه ها فعالیت داشته باشد. برون سپاری به شما اجازه می دهد تا بر صلاحیتهای اصلی شرکت تمرکز کنید و باقی کارها را به شرکت های دیگر بسپارید.

۳ – دسترسی به قابلیت های استثنایی

زمانی که شما به شرکت هایی که در زمینه های مورد نیاز شما متخصص هستند برون سپاری می کنید، بازگشت سرمایه به شما بسیار بیشتر می شود. به جای استفاده از آگاهی و دانش یک نفر، شما می توانید از تجربه یک تیم از متخصصان بهره مند شوید. شرکت های برون سپاری معمولا به کارکنانی نیاز دارند که آموزش لازم را دیده باشند و گواهی نامه معتبر دریافت کرده باشند.

۴ – استفاده از منابع داخلی برای مقاصد دیگر

شما ممکن است در دفتر خود فردی را داشته باشید که به خوبی حسابداری می کند یا با کامپیوتر کار می کند، اما به احتمال زیاد این کارها شغلی نبوده که وی به خاطر آن استخدام شده است. اگر آنها وقت خود را با انجام این کارها بگذرانند، پس کارهایی که آنها برای انجامشان استخدام شده بودند چه می شود؟ برون سپاری اجازه می دهد تا شما از کارکنان خود به بهترین نحو استفاده کنید، و وقت آنها را بر روی کارهایی که ممکن است کسانی که در این زمینه خاص آموزش دیده اند، سریعتر انجام دهند تلف نکنید.

۵ – زمانی که منابع داخلی در دسترس نیستند

شاید شما در شرکت کسی را نداشته باشید که نیازهای شما را مدیریت کند. این مسئله را هم می دانید که استخدام یک کارمند نیازمند بودجه لازم است. برون سپاری می تواند به صورت موقت و یا در دراز مدت یک جایگزین مناسب باشد.

۶ – به حداکثر رساندن منافع حاصل از بازسازی

هنگامی که شما بمنظور بهبود در هزینه ها، کیفیت، خدمات، و یا سرعت، شرکت خود را بازسازی می کنید، عملکردهای فرعی کسب و کار شما ممکن است کنار گذاشته شوند. با این حال کارهای فرعی هنوز هم نیاز دارند تا به کار گرفته شوند و برون سپاری یک راه مطلوب برای انجام این کار است.

۷ – در دسترس قرار دادن سرمایه

با برون سپاری عملکردهای فرعی کسب و کار، شما می توانید سرمایه خود را در مواردی که به طور مستقیم به محصول و یا مشتریان شما مربوط می شوند، خرج کند.

۸ – کاهش خطر

شروع و اجرای یک کسب و کار معمولا گران و وقت گیر است. از آنجا که افرادی که برون سپاری می کنند، با مشتریان مختلف کار می کنند و نیاز دارند به بهترین شیوه خود را در صنعت حفظ کنند، پس معمولا آنچه را که درست و یا غلط است را به خوبی می شناسند. در واقع دانش و تجربه آنان به طور چشمگیری خطر اجرای یک تصمیم اشتباه و پرهزینه را کاهش می دهد.

خطرات

هر زمان شما مسئولیت قسمتی از کسب و کار خود را به شخصی سپردید، خطراتی در این میان وجود خواهد داشت. آیا شخص/شرکت مناسبی را برای انجام این کار استخدام کردید؟ آیا آنها کاری را که قرار است انجام دهند را به درستی انجام می دهند؟ چگونه با کارکنان یا بخش های موجود تطبیق پیدا می کنند؟ این ها سوالاتی است که مرتبا برای صاحبان کسب و کارهای کوچک در هنگام تحویل و سپردن کار به یک کارمند جدید پیش می آید.

با توجه به نظر Yvonne Lederer Anotucci در مقاله ای با نام “جوانب مثبت و منفی برون سپاری”، صاحبان کسب و کار که در نظر دارند برون سپاری کنند، لازم است از خطرات زیر آگاه باشند:

۱ – برخی از وظایف و کارها به راحتی برون سپاری نمی شوند

از وظایف ساده ای که کارکنان هر روز انجام می دهند گرفته تا کارهای پیچیده، باید مطمئن شوید که افرادی که کار خود را به آنها سپرده اید از صلاحیت کافی برای برآوردن نیازهای شما برخوردارند.

۲ – از دست دادن کنترل

منتقدان استدلال می کنند که یک شخص ثالث هرگز به اندازه یک کارمند تمام وقت که تحت مدیریت شماست، موثر نخواهد بود. نگرانی های دیگری که وجود دارد عبارتند از محرمانه بودن داده ها و بازیابی و بهبود مشکلات.

۳ – تضعیف روحیه کارکنان

این مسئله زمانی پیش می آید که شما به دلیل برون سپاری کردن کارهای خود، برخی از کارکنان را از ادامه کار محروم می کنید. کارکنان همیشه ممکن است احساس کنند کار آنها در معرض خطر است.

۴ – شما ممکن است محدود شوید

بسیاری از شرکت های برون سپاری از شما می خواهند که یک قرارداد یکساله با آنها ببندید که این باعث محدود کردن شما می شود و دست و پای شما را می بندد.

اگر بدانید چه چیزی می خواهید و درخواست خود را به درستی مطرح کنید، از بسیاری از این خطرات می توانید اجتناب کنید. در واقع باید بدانید به دنبال چه چیزی هستید، آیا می خواهید یک کارمند حرفه ای و تمام وقت استخدام کنید، و یا برون سپاری کنید.

مزیت ها

هنوز مطمئن نیستید که برون سپاری کنید یا نه؟ بر اساس نظر Anotucci، زمانی که شرکت خود را برون سپاری می کنید، می توانید مزیت های بسیاری را انتظار داشته باشید:

۱ – دسترسی به آخرین تکنولوژی

چگونه کارمندان خود را به روز نگه می دارید؟ برون سپاری به شما این امکان را می دهد که بیش از یک کارمند حرفه ای داشته باشید. هر چه کارمندان حرفه ای بیشتری داشته باشید، می توانید توصیه هایی بیشتری را در مورد کسب درآمد از آنها دریافت کنید.

۲ – صرفه جویی در هزینه

برون سپاری خدمات، مزایای مالی بسیاری را برای شما فراهم می کند.

۳ – کارکنان متخصص

شرکت هایی که برون سپاری می کنند، کارکنانی را استخدام می کنند که شرایط خاص و گواهی نامه معتبر در اختیار داشته باشند. اگر کارکنان تمام وقت استخدام کنید، نمی دانید که آیا آنها از تخصص لازم برخوردار هستند یا خیر، بنابراین شما ممکن است فرد اشتباهی را برای کار استخدام کنید.

۴ – انعطاف پذیری

افرادی که کار شما را خارج از شرکت به عهده می گیرند منابع متعددی را در اختیار دارند، در حالی که کارمندان داخلی ممکن است منابع و قابلیت های محدودی داشته باشند.

۵ – امنیت شغلی و کاهش فرسودگی شغلی کارکنان

استفاده از یک شرکت برون سپاری، بار را از دوش پرسنلی بر می دارد که کارهایی غیر از کارهایی که برای آن استخدام شده اند را انجام می دهند. هنگامی که به کارکنان اجازه می دهید کاری را انجام دهند که در آن صلاحیت دارند و یا برای انجام آن استخدام شده اند، ارتباط بهتری با کارکنان خود بر قرار می کنید.

نتیجه گیری:

حال که شما خطرات و مزیت های برون سپاری را در کسب و کار خود دیدید، موارد زیادی برای فکر کردن به آنها وجود دارد. این که شما برون سپاری و یا استخدام داخلی را انتخاب می کنید، یک چیز مسلم است. شما باید بدانید که چگونه می توانید روابط موفق کاری با افرادی که کار شما را به عهده می گیرند داشته باشید. درک و مقابله با آنها همیشه به سادگی صورت نمی گیرد. در اینجا چند راهنمایی برای شما دارم:

• اهداف و مقاصد پروژه و یا روابط تجاری خود را بطور واضح مشخص کنید

• چشم انداز استراتژیک داشته باشید و برای پروژه یا رابطه خود برنامه ریزی کنید

• از طریق تحقیق و پژوهش، استخدام های جدید را انجام دهید

• یک قرارداد یا طرحی ایجاد کنید که شامل همه انتظارات یک رابطه، به ویژه جنبه های مالی می باشد

• با همه افراد / گروه ها ارتباط داشته باشید